Odpowiednie oświetlenie i sprzęt w czytelni dokumentów mają ogromne znaczenie dla komfortu pracy użytkowników oraz ochrony udostępnianych zbiorów. Wybór właściwego wyposażenia wymaga uwzględnienia wielu aspektów – od ergonomii po przepisy archiwalne. W tym artykule przedstawiamy szczegółowe wskazówki, jak dobrać lampy i sprzęty do czytelni, by spełniały one wszystkie regulaminowe i praktyczne wymagania.
Jakie wymagania musi spełniać czytelnia dokumentów?
Wyposażenie czytelni dokumentów musi być zgodne z przepisami określającymi sposób udostępniania materiałów archiwalnych i bibliotecznych. Przede wszystkim należy zapewnić użytkownikom komfort pracy oraz bezpieczeństwo udostępnianych zasobów. Dokumenty udostępniane w czytelniach to często materiały historyczne, unikatowe lub wymagające szczególnej ochrony.
Regulaminy czytelni np. Instytutu Pamięci Narodowej, Książnicy Cieszyńskiej czy Wojewódzkiej Biblioteki Publicznej w Krakowie wskazują na konieczność przestrzegania szeregu zasad, m.in. zakazu spożywania napojów, używania lamp błyskowych, prowadzenia rozmów telefonicznych czy wprowadzania zmian w oryginałach dokumentów. Oznacza to, że zarówno oświetlenie, jak i sprzęt elektroniczny muszą być odpowiednio dobrane i skonfigurowane.
Oświetlenie w czytelniach powinno zapewniać równomierny, neutralny i nieoślepiający strumień światła, który nie uszkadza dokumentów i nie męczy wzroku użytkowników.
Wymagana jest także cisza i porządek, dlatego wszelkie urządzenia muszą pracować cicho i być maksymalnie dyskretne. Czytelnie muszą też umożliwiać korzystanie z własnych laptopów, aparatów fotograficznych oraz dostęp do cyfrowych archiwów przy zachowaniu zasad bezpieczeństwa dokumentów.
Jakie lampy są najlepsze do pracy z dokumentami archiwalnymi?
Wybór lamp do czytelni dokumentów nie może być przypadkowy. To nie tylko kwestia estetyki, ale przede wszystkim funkcjonalności i ochrony zasobów. Najlepszym wyborem są lampy emitujące światło o barwie zbliżonej do dziennego (ok. 4000–5000 K), które nie emitują promieniowania UV.
Rodzaj światła
Światło emitowane przez lampy w czytelniach powinno być równomierne i rozproszone. Unika się punktowego oświetlenia z ostrymi cieniami, które mogą utrudniać odczyt starych dokumentów. Idealne są lampy LED, które nie emitują ciepła i mają wysoką wydajność świetlną. Ponadto:
- nie nagrzewają powierzchni dokumentów,
- są energooszczędne,
- mogą mieć regulację natężenia światła i barwy.
Lampy z lupą
W wielu czytelniach stosuje się specjalistyczne lampy ze szkłem powiększającym – tzw. lampy introligatorskie. Są one szczególnie przydatne przy analizie drobnych zapisów lub zniszczonych fragmentów. Mogą być zamontowane na elastycznych ramionach, co umożliwia precyzyjne ustawienie światła i powiększenia w jednym miejscu.
Rozmieszczenie oświetlenia
Oświetlenie nie powinno powodować refleksów na foliach, mikrofiszach czy ekranach komputerów. Z tego względu należy unikać lamp sufitowych o dużym natężeniu bez odpowiedniego rozproszenia. Wskazane jest zastosowanie:
- oświetlenia sufitowego rozproszonego,
- lamp stołowych z regulacją kąta padania światła,
- lamp punktowych w miejscach pracy z mikroskopami czy czytnikami mikrofilmów.
Jakie urządzenia są niezbędne w czytelni dokumentów?
Oprócz lamp, podstawowym wyposażeniem czytelni są urządzenia umożliwiające pracę z dokumentami w różnych formatach i postaciach. Przepisy pozwalają m.in. na wykonywanie kopii dokumentów przy użyciu aparatów fotograficznych, skanowanie czy obsługę cyfrowych archiwów.
Skanery i aparaty fotograficzne
Wielu użytkowników korzysta z możliwości samodzielnego kopiowania dokumentów. W tym celu wykorzystywane są:
- skanery płaskie – do dokumentów w dobrym stanie i niskim ryzyku uszkodzenia,
- skanery bezdotykowe – idealne do starych druków i rękopisów,
- aparaty fotograficzne – do dokumentacji na własny użytek (bez lampy błyskowej!),
- urządzenia mobilne z aplikacją skanującą – po uzgodnieniu z pracownikiem czytelni.
Ważne jest, aby wszystkie te urządzenia używane były bezpiecznie i zgodnie z regulaminem – wyłącznie do celów niekomercyjnych i bez zakłócania pracy innych.
Komputery i dostęp do archiwów cyfrowych
Współczesne czytelnie muszą zapewniać dostęp do systemów takich jak Cyfrowe Archiwum IPN czy katalogi biblioteczne. Dlatego niezbędne jest wyposażenie stanowisk w ciche i wydajne komputery z dostępem do sieci wewnętrznej. Warto też pamiętać o odpowiedniej ochronie danych, zgodnej z przepisami RODO.
Sprzęt introligatorski i konserwatorski
W specjalistycznych czytelniach, pracowniach konserwatorskich bądź bibliotekach naukowych wykorzystuje się także dedykowany sprzęt do pracy z dokumentami fizycznymi. Należą do nich m.in.:
- kautery i żelazka do wgrzewania,
- lampy ze szkłem powiększającym,
- gumki elektryczne do czyszczenia,
- urządzenia do zaciskania okuć,
- wierszowniki do tłoczenia.
Urządzenia te nie są dostępne dla zwykłych użytkowników, ale ich obecność świadczy o zaawansowanym charakterze danej placówki czytelniczej.
Na co zwrócić uwagę przy zakupie sprzętu do czytelni?
Planując wyposażenie czytelni, warto kierować się nie tylko ceną, ale przede wszystkim funkcjonalnością, trwałością oraz zgodnością z przepisami regulaminowymi. Wszystkie urządzenia muszą być bezpieczne dla dokumentów, użytkowników oraz nie mogą zakłócać pracy pozostałych osób.
Bezpieczeństwo dokumentów
Sprzęt nie może powodować uszkodzeń mechanicznych ani termicznych. Należy unikać urządzeń emitujących ciepło, promieniowanie UV lub generujących drgania. Wszystkie urządzenia powinny mieć odpowiednie atesty i certyfikaty.
Ergonomia i wygoda użytkowania
Stanowiska pracy muszą być dostosowane do długotrwałego przebywania – wygodne krzesła, odpowiednia wysokość biurek, miejsce na komputer i dokumenty. Lampy powinny mieć możliwość regulacji kąta padania światła, a urządzenia elektroniczne – intuicyjny interfejs.
Cisza i komfort akustyczny
W czytelni obowiązuje bezwzględna cisza, dlatego każdy sprzęt musi pracować możliwie najciszej. Dotyczy to m.in. wentylatorów w komputerach, drukarek, skanerów czy systemów chłodzenia oświetlenia.
Jakie regulacje ograniczają możliwości użytkowników sprzętu?
Użytkownicy nie mogą korzystać z każdego rodzaju sprzętu wedle własnego uznania. Regulaminy bibliotek i czytelni ściśle określają, co wolno, a czego nie wolno robić. Przykładowo:
Wszystkie zdjęcia muszą być wykonane bez użycia lampy błyskowej, a sam sprzęt musi być zatwierdzony przez pracownika czytelni.
Wśród ograniczeń najczęściej spotykają się:
- zakaz używania lampy błyskowej,
- zakaz wykonywania kopii w celach komercyjnych,
- zakaz korzystania z urządzeń emitujących hałas,
- wymóg zgłoszenia zamiaru kopiowania dokumentów,
- zakaz samodzielnego instalowania oprogramowania na komputerach czytelni.
W wielu przypadkach, szczególnie przy pracy z cennymi lub zabytkowymi dokumentami, konieczne jest także używanie rękawiczek, specjalnych podpórek czy pulpitów ochronnych.
Jak zorganizować przestrzeń w czytelni dokumentów?
Organizacja przestrzeni jest równie istotna jak wybór sprzętu. W czytelni musi panować porządek, a ustawienie mebli powinno sprzyjać koncentracji i umożliwiać łatwy dostęp do dokumentów. Należy wyznaczyć oddzielne strefy dla:
- czytania dokumentów papierowych,
- pracy z komputerami i archiwami cyfrowymi,
- samodzielnego kopiowania dokumentów aparatem fotograficznym,
- pracy z mikrofilmami lub mikroficzami.
Każde stanowisko powinno być wyposażone w osobistą lampę, dostęp do zasilania, miejsce na notatki i możliwość korzystania z urządzeń mobilnych. Pracownicy czytelni powinni mieć bezpośredni wgląd w przestrzeń, aby kontrolować sposób użytkowania dokumentów.
Właściwe ustawienie lamp, ergonomiczne meble i przemyślane rozmieszczenie stanowisk to nie tylko komfort, ale też gwarancja, że dokumenty nie ulegną przypadkowemu zniszczeniu lub niekontrolowanemu kopiowaniu.
Co warto zapamietać?:
- Oświetlenie w czytelniach powinno być równomierne, neutralne (4000–5000 K) i nieoślepiające, aby chronić dokumenty i komfort użytkowników.
- Wybór sprzętu musi uwzględniać bezpieczeństwo dokumentów, ergonomię oraz cichą pracę urządzeń, aby nie zakłócać ciszy w czytelni.
- Podstawowe urządzenia to skanery (płaskie i bezdotykowe), aparaty fotograficzne oraz komputery z dostępem do cyfrowych archiwów.
- Regulamin czytelni określa ograniczenia dotyczące używania sprzętu, w tym zakaz używania lamp błyskowych i wykonywania kopii w celach komercyjnych.
- Organizacja przestrzeni powinna sprzyjać koncentracji, z wyznaczonymi strefami do czytania, pracy z komputerami oraz kopiowania dokumentów.
