W dostępnych materiałach opisano ogólną zasadę, że zatwierdzonego dokumentu w Comarch ERP Optima nie traktuje się jak roboczej wersji, którą można po prostu cofnąć do bufora i dalej swobodnie edytować. Po zatwierdzeniu dokument staje się oficjalnym wpisem w systemie i nie jest już edytowalny wprost, a szczegóły działania najlepiej potwierdzić w aktualnej dokumentacji systemu.
W typowej sytuacji zatwierdzonej faktury nie cofa się więc z powrotem do bufora, tylko korzysta się z innych możliwości poprawy, przede wszystkim z anulowania dokumentu i wystawienia go na nowo. Taki sposób postępowania jest wskazany w materiałach jako standardowe podejście do korygowania błędnych dokumentów zatwierdzonych.
Bufor a dokument zatwierdzony – na czym polega różnica?
Dokument w buforze w Comarch ERP Optima jest traktowany jako wersja robocza. Można go swobodnie modyfikować, a dopóki pozostaje w buforze, nie wpływa na księgowość ani stan magazynu. Bufor służy więc do przygotowania dokumentu, sprawdzenia jego treści i dopiero późniejszego zatwierdzenia.
Z kolei dokument zatwierdzony jest opisany jako oficjalny wpis w systemie. Po zatwierdzeniu nie można go już edytować wprost, ponieważ zatwierdzenie oznacza trwałe zapisanie danych i ich uwzględnienie w ewidencji. To właśnie odróżnia dokument zatwierdzony od wersji w buforze i wyjaśnia, dlaczego standardowe cofnięcie takiego dokumentu do bufora nie jest przewidzianą ścieżką pracy.
Co zrobić z błędną, zatwierdzoną fakturą – anulowanie i ponowne wystawienie
Jeżeli faktura została już zatwierdzona i okazuje się błędna, zamiast szukać ogólnej funkcji cofnięcia jej do bufora stosuje się procedurę anulowania i ponownego wystawienia dokumentu. W dostępnych materiałach opisano ją ogólnie, bez dokładnych nazw przycisków czy ścieżek w menu.
Ogólny schemat postępowania z błędnym, zatwierdzonym dokumentem może wyglądać tak:
- Odszukaj zatwierdzony dokument, który chcesz poprawić, korzystając z odpowiedniego okna z listą dokumentów.
- Zastosuj funkcję anulowania dokumentu, aby unieważnić błędny zapis, zamiast próbować cofać go do bufora.
- Wystaw nowy, poprawiony dokument, uwzględniając właściwe dane. W materiałach wspomniano, że można posłużyć się funkcją kopiowania dokumentu, na przykład skrótem klawiaturowym, jeśli jest dostępny w twojej konfiguracji, aby przyspieszyć to działanie.
- Sprawdź nowy dokument przed zatwierdzeniem, a dopiero potem nadaj mu status zatwierdzonego, tak aby stał się właściwym wpisem w systemie.
Dokładna realizacja tych kroków, w tym lokalizacja opcji i dostępność skrótów klawiaturowych, może zależeć od wersji i konfiguracji systemu, dlatego w razie potrzeby warto zajrzeć do aktualnej dokumentacji lub dopytać administratora.
Wyjątkowy przypadek: cofnięcie zatwierdzonego, niesynchronizowanego dokumentu do bufora
W materiałach opisano też szczególny przypadek, w którym zatwierdzony dokument może zostać cofnięty do bufora. Chodzi o sytuację, gdy podczas podglądu dokumentu zatwierdzonego, który nie został jeszcze zsynchronizowany z systemem ERP, dostępna jest funkcja cofnięcia dokumentu do bufora po użyciu odpowiedniego przycisku i potwierdzeniu operacji.
Opis ten dotyczy więc wąskiego scenariusza, w którym dokument ma status zatwierdzony, ale jednocześnie jest jeszcze niesynchronizowany z innym systemem. Nie ma podstaw, aby zakładać, że taka możliwość występuje w każdym module, dla wszystkich typów dokumentów i w każdej wersji Comarch ERP Optima. Szczegóły działania tej funkcji, jej dostępność i wygląd interfejsu mogą zależeć od konfiguracji, dlatego najlepiej potwierdzić je w oficjalnej dokumentacji lub u administratora systemu.
Na co uważać przy cofaniu i anulowaniu dokumentów w buforze i po zatwierdzeniu?
Przy pracy z dokumentami w Comarch ERP Optima warto pamiętać, że dokument w buforze pełni rolę roboczą i dopóki w nim pozostaje, nie wpływa na księgowość ani stan magazynowy. Cofnięcie dokumentu do bufora oznacza więc powrót do etapu przygotowania dokumentu, a nie ingerencję w już zaksięgowane dane.
W przypadku dokumentów zatwierdzonych przyjmuje się natomiast ogólną zasadę, że nie cofa się ich standardowo do bufora, ponieważ są traktowane jako trwałe wpisy w systemie. Zmiany wprowadza się przez anulowanie dokumentu i wystawienie nowego, poprawionego, zgodnie z możliwościami przewidzianymi w systemie. Poszczególne operacje mogą jednak różnie wyglądać w zależności od wersji i konfiguracji, dlatego w razie wątpliwości warto sprawdzić aktualną dokumentację lub skonsultować się z osobą odpowiedzialną za obsługę systemu.
