Comarch Optima – jak wgrać certyfikat KSeF krok po kroku

Wgranie certyfikatu KSeF w Comarch ERP Optima polega na tym, że w programie wskazujesz parę plików certyfikatu i klucza oraz podajesz hasło. Dzięki temu Optima może łączyć się z Krajowym Systemem e-Faktur w imieniu konkretnego operatora. W praktyce oznacza to, że po poprawnej konfiguracji operator może wysyłać i odbierać faktury z KSeF bez dodatkowego logowania się w zewnętrznych aplikacjach.

Sam certyfikat KSeF powstaje wcześniej w Aplikacji Podatnika KSeF. Zapisuje się go jako parę plików z rozszerzeniami .crt oraz .key, zabezpieczonych hasłem. W Optimie nie generujesz certyfikatu – korzystasz już z przygotowanych po stronie KSeF plików, które jedynie podłączasz w programie.

Opisane dalej kroki dotyczą wyłącznie konfiguracji w Comarch ERP Optima. Szczegóły interfejsu Aplikacji Podatnika KSeF oraz wymagania dotyczące haseł mogą się zmieniać, dlatego potraktuj je jako orientacyjne i w razie potrzeby sprawdź aktualne informacje bezpośrednio w materiałach KSeF.

Nazwy opcji menu i okien w Optimie mogą się między wersjami nieco różnić, ale ogólny przebieg konfiguracji certyfikatu jest podobny: najpierw generujesz certyfikat po stronie KSeF, potem w Optimie włączasz obsługę KSeF i uprawnienia, a na końcu wgrywasz certyfikat dla konkretnego operatora.

Warunki wstępne przed wgraniem certyfikatu KSeF w Optimie

Zanim zaczniesz wgrywać certyfikat KSeF dla operatora, upewnij się, że system jest przygotowany do pracy z KSeF na poziomie konfiguracji firmy i uprawnień użytkowników. Bez tego sam certyfikat nie wystarczy, żeby połączenie zadziałało poprawnie.

Sprawdź przede wszystkim:

• Aktywacja wymiany danych z KSeF w konfiguracji firmy – w odpowiednim miejscu konfiguracji powinna być zaznaczona opcja włączająca obsługę KSeF.
• Środowisko pracy KSeF ustawione w konfiguracji firmy, zazwyczaj jako demo lub produkcyjne – od tego zależy, z którym środowiskiem KSeF będzie się łączyła Optima.
• Uprawnienia operatorów – w kartach operatorów w konfiguracji programu przyznaj prawa do wystawiania i wysyłania faktur do KSeF oraz do odbierania i podglądu faktur.
• Dopasowanie zakresu uprawnień operatora do jego roli w systemie, tak aby wszystkie operacje związane z KSeF były dla niego dostępne, jeżeli mają być wykonywane w jego imieniu.

Środowisko demo jest przeznaczone do testów, a środowisko produkcyjne do rzeczywistej wymiany faktur. Jeżeli masz wątpliwości, które środowisko wybrać, sprawdź aktualną dokumentację lub ustalenia w swojej firmie przed rozpoczęciem pracy na produkcji.

Zakres dostępnych parametrów i typów uprawnień może się różnić w zależności od wersji Optima. Kluczowe jest to, żeby firma miała włączoną obsługę KSeF, a operator, któremu wgrywasz certyfikat, miał nadane prawa do pracy z e-fakturami – tylko wtedy wgrany certyfikat zostanie realnie wykorzystany.

Jak krok po kroku wgrać certyfikat KSeF ONLINE w Comarch ERP Optima?

Po przygotowaniu konfiguracji firmy i uprawnień możesz dodać certyfikat KSeF ONLINE dla wybranego operatora. W Optimie robisz to przez zmianę sposobu uwierzytelniania w KSeF i wskazanie odpowiednich plików certyfikatu wraz z hasłem.

1. Otwórz w Optimie miejsce, z którego korzystasz z KSeF (na przykład listę faktur sprzedaży) i wybierz opcję odpowiedzialną za zmianę sposobu uwierzytelniania w KSeF. Ta funkcja uruchamia kreator wyboru metody logowania.
2. W wyświetlonym oknie wyboru sposobu uwierzytelniania wskaż, że chcesz logować się do KSeF za pomocą opcji certyfikat KSeF.
3. Jeżeli dla danego operatora nie zapisano jeszcze żadnego certyfikatu, program wyświetli okno dodawania certyfikatu KSeF dla operatora. Z tego poziomu będziesz mógł wskazać konkretne pliki i hasło.
4. W oknie dodawania certyfikatu wybierz plik certyfikatu z rozszerzeniem .crt oraz pasujący do niego plik klucza z rozszerzeniem .key. Oba pliki powinny pochodzić z tego samego certyfikatu wygenerowanego wcześniej w Aplikacji Podatnika KSeF.
5. W polu hasła wpisz hasło nadane przy generowaniu certyfikatu, tak aby program mógł z niego korzystać przy nawiązywaniu połączenia z KSeF.
6. Możesz zaznaczyć parametr zapisujący hasło do certyfikatu w twoim profilu użytkownika Windows. Dzięki temu program nie będzie wymagał podawania hasła przy każdym połączeniu z KSeF, dopóki połączenie pozostaje ważne.
7. Zapisz wprowadzone dane i zatwierdź dodanie certyfikatu dla operatora. Od tego momentu ten operator będzie uwierzytelniany w KSeF przy użyciu wskazanego certyfikatu ONLINE.

W twojej wersji programu nazwy przycisków i okien mogą być sformułowane nieco inaczej. Najważniejsze, żeby w oknie wyboru sposobu uwierzytelniania wybrać certyfikat KSeF i wskazać pasującą parę plików .crt oraz .key z prawidłowym hasłem. To właśnie te elementy decydują o poprawnym połączeniu z KSeF, niezależnie od drobnych zmian w interfejsie.

Certyfikat ONLINE a OFFLINE w Optimie – jakie są różnice?

Standardowy certyfikat KSeF wykorzystywany w trybie online służy do zwykłej, bieżącej komunikacji z KSeF z poziomu programu. W Optimie wybierasz go jako sposób uwierzytelniania w oknie wyboru metody logowania, a następnie jest on używany przy wysyłaniu i pobieraniu faktur w standardowym trybie pracy z KSeF.

Osobno działa certyfikat OFFLINE, opisany jako certyfikat typu 2. Jest on powiązany ze szczególnymi trybami wystawiania faktur, gdy KSeF jest niedostępny (np. tryby pracy offline), i instaluje się go z innego miejsca programu – z poziomu listy faktur sprzedaży, korzystając z ikony certyfikatu offline. Wskazujesz tam certyfikat typu 2 wygenerowany po stronie KSeF.

Certyfikat ONLINE i OFFLINE pełnią więc różne role i są konfigurowane w innych miejscach programu: pierwszy obsługuje standardowe połączenie z KSeF, a drugi jest powiązany z trybami pracy offline. Informacje o certyfikacie typu 2 i szczegółach działania trybów offline warto traktować jako ogólne wskazówki i przy potrzebie sięgnąć do aktualnej dokumentacji Comarch ERP Optima, aby sprawdzić, jak działa to w używanej przez ciebie wersji programu.

Na co uważać przy konfiguracji certyfikatu KSeF w Optimie?

Jeżeli po wgraniu certyfikatu nadal nie możesz wysłać lub odebrać faktur z KSeF, zwykle problem leży w konfiguracji, a nie w samym pliku certyfikatu. Zanim sięgniesz po pomoc serwisu, sprawdź kilka podstawowych kwestii po stronie programu i uprawnień.

Przy konfiguracji certyfikatu KSeF w Optimie zwróć uwagę na:

• Aktywację KSeF na poziomie firmy i wybór właściwego środowiska pracy – jeżeli wymiana danych z KSeF nie jest włączona dla danej firmy, połączenie przez certyfikat nie zadziała.
• Uprawnienia operatora – użytkownik, dla którego wgrywasz certyfikat, powinien mieć w konfiguracji programu nadane prawa do wysyłania, odbierania i podglądu faktur w KSeF.
• Zgodność uprawnień w samym KSeF – kłopoty z wysyłką lub odbiorem dokumentów mogą wynikać także z ustawień uprawnień po stronie portalu KSeF. Jeśli masz wątpliwości, zweryfikuj te ustawienia w dokumentacji KSeF lub wewnątrz organizacji, zgodnie ze swoimi uprawnieniami.
• Poprawność plików i hasła – wskaż właściwą parę plików .crt i .key należących do danego certyfikatu oraz użyj dokładnie tego hasła, które zostało ustawione podczas jego generowania.
• Nazwę pliku certyfikatu przygotowaną w prosty sposób – praktycznie może pomóc unikanie nietypowych znaków, w tym spacji w nazwie pliku, żeby ograniczyć ryzyko problemów przy jego użyciu w programie.

Wskazówki dotyczące nazewnictwa plików certyfikatu i możliwych problemów z uprawnieniami pochodzą z jednego materiału, dlatego traktuj je jako praktyczne podpowiedzi, a nie sztywne zasady techniczne. Jeżeli zachowanie programu różni się od opisu, najlepiej odwołać się do aktualnej dokumentacji producenta lub skontaktować się z pomocą techniczną, korzystając z kanałów przewidzianych w twojej organizacji.