Prawidłowa archiwizacja dokumentów jest obowiązkiem każdego administratora danych. Jest on zobowiązany do ich przechowywania w sposób umożliwiający łatwy dostęp, a jednocześnie gwarantujący nienaruszalność. Dlaczego poprawna archiwizacja jest ważna i jak właściwie ją zorganizować? Sprawdźmy również, jak powinno przebiegać profesjonalne niszczenie dokumentów.
Archiwizacja dokumentów przed ich utylizacją
Dokumenty muszą być archiwizowane zgodnie z rozporządzeniem Unii Europejskiej ws. ochrony danych osobowych tzw. RODO. Ważne, aby opracować jednolite standardy polityki bezpieczeństwa, a następnie przeszkolić wszystkie osoby upoważnione do korzystania ze zgromadzonych zasobów. Dokumenty muszą być przechowywane w sposób uporządkowany. Powinny zostać posegregowane chronologicznie lub alfabetycznie i umieszczone w koszulkach, segregatorach lub teczkach, a także dokładnie opisane. Warto zwrócić uwagę na dokumentację papierową szczególnie narażoną na uszkodzenia lub blaknięcie (np. wydruki z kasy fiskalnej). Warto je wcześniej skserować lub zeskanować, aby zagwarantować trwałość przez wymagany okres.
Dane umieszczone w archiwum powinny być łatwo dostępne dla każdej osoby upoważnionej. Warto sporządzić przejrzysty wykaz, który dodatkowo pomoże zlokalizować konieczną dokumentację. Zasady dotyczą te zarówno dokumentów gromadzonych w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dodajmy, że prawidłowe przechowywanie danych ułatwia również proces ich utylizacji. Jeśli dane zostały dokładnie opisane, łatwiej będzie ustalić, które z nich można już zniszczyć.
Profesjonalne niszczenie dokumentów
Zarówno utylizacja dokumentów, jak i archiwizacja danych mogą być prowadzone przez firmę zewnętrzną. Dla przedsiębiorców zazwyczaj oznacza to korzyści finansowe. Administrator danych nie musi inwestować w powierzchnię magazynową, ani zabezpieczenia konieczne do zapewnienia bezpieczeństwa informacji. Co więcej, obsługą zajmują się przygotowani i wykwalifikowani w tym celu specjaliści, którzy doskonale wiedzą, jakie obowiązują ich procedury bezpieczeństwa. Jedną z firm, która umożliwia archiwizację danych i przechowywanie we Wrocławiu, jest Ekoakta – archiwizacja dokumentów.
Wrocław: niszczenie dokumentów – Ekoakta zapewnia również profesjonalne niszczenie dokumentów, a po zakończonym procesie dostarcza administratorowi certyfikat potwierdzający wykonanie procedur. Usługodawca może przeprowadzić niszczenie dokumentów u klienta, wykorzystując do tego celu pojazdy wyposażone w zaawansowane instalacje umożliwiające sprawną utylizację. Istnieje także opcja bezpiecznego transportu do miejsca, w którym przy pomocy zaawansowanych narzędzi następuje niszczenie dokumentów.
Jeżeli interesuje Cię niszczenie dokumentów we Wrocławiu lub w jakiejkolwiek innej lokalizacji na terenie naszego kraju, skorzystaj z usług profesjonalistów, którzy zabezpieczą cały proces od początku do końca, a także podzielą się praktyczną wiedzą. Szczegółowe informacje dotyczące współpracy znajdziesz na stronie Ekoakta.PL.
