Aby na wydruku faktury w Comarch ERP Optima pojawiły się dane KSeF, takie jak numer KSeF czy kod QR, nie wystarczy samo wystawienie dokumentu. Faktura musi przejść w systemie kolejne etapy: zostać wysłana do KSeF, poprawnie zweryfikowana i mieć odebrane UPO, czyli informację zwrotną z KSeF o przetworzeniu wysyłki, na podstawie której program uzupełnia dane KSeF na formularzu dokumentu.
Dane KSeF pojawiające się później na wydruku są więc wynikiem całego procesu wysyłki i przetworzenia faktury w KSeF, a nie samego uruchomienia wydruku. W dalszej części opisujemy, jak przeprowadzić dokument przez te etapy i czego możesz oczekiwać na wydruku, bez szczegółowej instrukcji klik-po-kliku ani wchodzenia w przepisy podatkowe.
Ogólna sekwencja kroków: od faktury w systemie do wydruku z danymi KSeF
W Comarch ERP Optima przygotowanie faktury do wydruku z danymi KSeF można opisać jako ciąg kilku etapów. Poniższa sekwencja pokazuje, co dzieje się z dokumentem od momentu wystawienia aż do chwili, gdy jest gotowy do wydruku z numerem KSeF i innymi informacjami z systemu KSeF.
Ogólny przebieg pracy z fakturą, która ma zostać wydrukowana z danymi KSeF, można streścić w następujących krokach:
- Wystaw i zatwierdź fakturę lub korektę w module handlowym tak, aby dokument był gotowy do wysyłki do KSeF.
- Zleć wysyłkę dokumentu do KSeF – program może zrobić to automatycznie po zatwierdzeniu albo na twoje żądanie, pojedynczo lub wsadowo z listy faktur.
- Podczas wysyłki system sprawdza zgodność dokumentu ze strukturą e-faktury. W przypadku niezgodności pokazuje komunikat i blokuje wysyłkę, dopóki błędy nie zostaną poprawione.
- Po przesłaniu dokumentu do KSeF i jego przetworzeniu program odbiera informacje zwrotne, w tym UPO, oraz aktualizuje statusy wysłanych faktur.
- Po odebraniu UPO na formularzu faktury lub korekty, na zakładce [KSeF], automatycznie uzupełniają się dane dotyczące tego dokumentu w KSeF.
- Gdy zakładka [KSeF] zawiera dane z KSeF, faktura jest przygotowana do standardowego wydruku w programie, w którym mogą być widoczne informacje KSeF przypisane do tego dokumentu.
Niezależnie od tego, czy wysyłasz faktury automatycznie po zatwierdzeniu, czy korzystasz z wysyłki ręcznej lub wsadowej, kluczowe jest to, aby dokument miał odebrane UPO i uzupełnioną zakładkę [KSeF]. Dopiero wtedy na wydruku mogą pojawić się powiązane z KSeF informacje o tej fakturze.
Jak rozpoznać, że faktura jest gotowa do wydruku z numerem KSeF?
Zanim uruchomisz wydruk, upewnij się, że faktura faktycznie ma w systemie dane KSeF. Najprościej sprawdzisz to, jeśli dokument został poprawnie wysłany do KSeF, ma odebrane UPO i na formularzu uzupełniła się zakładka [KSeF].
W praktyce gotowość faktury do wydruku z danymi KSeF możesz ocenić na podstawie kilku sygnałów w programie:
- dokument został wysłany do KSeF i nie został odrzucony z powodu błędów struktury e-faktury,
- system odebrał dla tej wysyłki UPO,
- na zakładce [KSeF] formularza faktury lub korekty automatycznie pojawiły się dane związane z dokumentem w KSeF.
Jeżeli zakładka [KSeF] nie jest uzupełniona, a dokument nie ma odebranego UPO, wydruk może nie zawierać informacji KSeF. W takiej sytuacji najpierw zajmij się wysyłką faktury i jej poprawnym przetworzeniem w KSeF, a dopiero potem wróć do wydruku.
Jakie dane KSeF pojawiają się na wydruku faktury i od czego to zależy?
Na wydrukach sPrint faktur wysłanych do KSeF, dla których program odebrał UPO, standardowo drukowane są dodatkowe informacje związane z KSeF. Chodzi o dane, które pozwalają powiązać papierową wersję dokumentu z e-fakturą zarejestrowaną w systemie KSeF, przy czym szczegółowy wygląd wydruku może się różnić w zależności od wersji programu i szablonu.
W takim scenariuszu na wydruku sPrint możesz zobaczyć między innymi:
- numer KSeF przypisany do tej faktury,
- link weryfikacyjny powiązany z dokumentem w KSeF,
- kod QR wygenerowany na podstawie linku, umożliwiający weryfikację faktury w systemie KSeF.
Opis ten dotyczy wydruków sPrint faktur, które zostały wysłane do KSeF i mają odebrane UPO. Sposób prezentacji tych danych może zależeć od wersji programu i konfiguracji użytego szablonu wydruku, dlatego szczegółowy wygląd wydruku warto traktować jako zależny od konkretnego środowiska.
Jeżeli po przejściu całej ścieżki wysyłki do KSeF i odebraniu UPO na wydruku nadal nie widać numeru KSeF ani kodu QR, przyczyną może być ustawienie szablonu wydruku lub różnice między wersjami programu. W takiej sytuacji pomocne jest sprawdzenie konfiguracji wydruku oraz sięgnięcie do aktualnej dokumentacji producenta dla używanej wersji systemu.
O czym pamiętać przy problemach z wydrukiem faktury z KSeF?
Brak numeru KSeF, linku czy kodu QR na wydruku nie musi od razu oznaczać błędu systemu. Często wynika po prostu z tego, że dokument nie przeszedł pełnej ścieżki wysyłki do KSeF, nie ma odebranego UPO albo zakładka [KSeF] na formularzu nie została jeszcze uzupełniona danymi z KSeF.
Jeśli masz wątpliwości co do wydruku faktury z KSeF w Comarch ERP Optima, w pierwszej kolejności sprawdź:
- czy faktura została wysłana do KSeF i pozytywnie zweryfikowana,
- czy system odebrał UPO dla tego dokumentu lub paczki wysyłkowej,
- czy zakładka [KSeF] na formularzu faktury została uzupełniona danymi z KSeF,
- czy używany szablon wydruku i wersja programu przewidują prezentację danych KSeF na wydruku sPrint.
Opisane tu wskazówki dotyczą technicznej strony pojawienia się danych KSeF na wydruku faktury. Nie rozstrzygają one statusu prawnego samego wydruku względem e-faktury zapisanej w KSeF, dlatego szczegółowe kwestie formalne i podatkowe warto w razie potrzeby weryfikować w aktualnych przepisach i oficjalnych materiałach producenta.
