W Comarch ERP Optima „usunięcie” faktury wewnętrznej z bieżącego obiegu najczęściej oznacza jej anulowanie z poziomu listy dokumentów, według schematu znanego z faktury sprzedaży, a nie fizyczne skasowanie rekordu. Taka operacja zmienia status dokumentu zamiast całkowicie usuwać go z historii systemu.
Mechanizm anulowania został szczegółowo pokazany na zwykłej fakturze sprzedaży: dokument zaznacza się na liście, wywołuje menu kontekstowe prawym przyciskiem myszy i wybiera opcję odpowiadającą anulowaniu. Lista dokumentów wewnętrznych zakupu jest opisana jako obsługiwana podobnie jak lista faktur sprzedaży, dlatego tę samą logikę można traktować jako wzór pracy z fakturami wewnętrznymi, po sprawdzeniu w swojej wersji programu, jak dokładnie nazywa się dostępna tam opcja i gdzie się znajduje. W tym opisie chodzi właśnie o anulowanie, a nie całkowite kasowanie rekordu z bazy.
Anulowanie faktury nie jest tym samym co jej trwałe usunięcie z bazy. W opisanym materiale anulowany dokument pozostaje widoczny na liście jako oznaczony (na przykład w innym kolorze), co pozwala zachować ślad po operacji. Dlatego mówiąc o „usunięciu” faktury wewnętrznej, warto mieć na myśli przede wszystkim jej anulowanie, a decyzje o ewentualnym kasowaniu rekordu podejmować już w zgodzie z zasadami przyjętymi w firmie i oficjalną dokumentacją systemu.
Krok po kroku: jak anulować fakturę wewnętrzną z listy dokumentów?
Procedura anulowania faktury wewnętrznej opiera się na schemacie używanym przy zwykłej fakturze sprzedaży. W praktyce wykonujesz ją z poziomu listy dokumentów, korzystając z menu kontekstowego. Dla faktur wewnętrznych trzeba sprawdzić, czy na ich liście dostępna jest analogiczna opcja anulowania i jak dokładnie jest nazwana w używanej wersji programu, traktując poniższe kroki jako wzorcową kolejność działań.
Ogólny schemat anulowania dokumentu na podstawie opisanego przykładu wygląda następująco:
- Otwórz listę dokumentów, na której znajduje się faktura, którą chcesz wycofać.
- Zaznacz na liście odpowiedni dokument, aby stał się aktywny.
- Kliknij zaznaczoną fakturę prawym przyciskiem myszy, aby wywołać menu kontekstowe.
- W menu wybierz opcję odpowiadającą anulowaniu faktury, a następnie potwierdź operację.
- Po wykonaniu operacji sprawdź na liście, czy przy danej pozycji widoczny jest status anulowania (na przykład inny kolor wpisu).
W opisanym przykładzie zwykłej faktury sprzedaży anulowany dokument jest wyróżniony na liście kolorem czerwonym. To jasny sygnał, że dokument został wycofany z bieżącego obiegu, ale nadal jest widoczny w systemie jako anulowany, a nie całkowicie skasowany. W przypadku faktur wewnętrznych sposób oznaczenia może zależeć od wersji programu, dlatego najlepiej potraktować tę procedurę jako wzorzec i zweryfikować szczegóły w swojej instalacji lub w oficjalnej dokumentacji.
Dokumenty powiązane FWS–FWZ: kiedy anulowanie faktury jest zablokowane?
Jeśli faktura wewnętrzna lub dokument wewnętrzny sprzedaży FWS został przekształcony do dokumentu wewnętrznego zakupu FWZ, system może zablokować jego anulowanie do czasu, aż dokument wynikowy zostanie wycofany. W opisie podkreślono, że przy takiej relacji najpierw należy usunąć lub anulować dokument FWZ, a dopiero potem można anulować dokument źródłowy.
Dokument FWZ nie może być korygowany, natomiast możliwe jest jego anulowanie. Po wykasowaniu lub anulowaniu FWZ znika status powiązania na dokumencie FWS, co umożliwia jego ponowne przekształcenie lub inne operacje. Sam FWZ nie wpływa na magazyn i nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank, więc jego anulowanie nie wywołuje opisanych w materiale zmian stanów magazynowych czy zapisów kasowych.
W praktyce, gdy system nie pozwala anulować dokumentu źródłowego ze względu na istniejący dokument wynikowy, trzeba najpierw sprawdzić relacje między nimi. Dla pary FWS–FWZ właściwa kolejność to: najpierw anulowanie lub usunięcie FWZ, a dopiero potem anulowanie dokumentu FWS lub odpowiedniej faktury wewnętrznej. Nie ma jednak podstaw, by zakładać, że wszystkie inne rodzaje powiązań działają tak samo, dlatego dla innych konfiguracji warto odwołać się do dokumentacji systemu lub skonsultować procedurę ze specjalistą.
Parametr kasowania rozliczeń a anulowanie rozliczonej faktury
W opisie pracy ze zwykłą fakturą sprzedaży pojawia się parametr kasowania rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów, dostępny w konfiguracji firmy w module Kasa/Bank. Po jego zaznaczeniu program może anulować częściowo lub całkowicie rozliczoną fakturę bez konieczności ręcznego usuwania wszystkich powiązanych rozliczeń, co upraszcza pracę z dokumentami powiązanymi z płatnościami.
Opis tego parametru dotyczy bezpośrednio faktury sprzedaży. W przypadku faktur wewnętrznych można przypuszczać, że jego ustawienie również ma znaczenie dla anulowania dokumentów powiązanych z rozliczeniami, ale zakres działania trzeba sprawdzić w dokumentacji lub na testowej bazie. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której anulowanie faktury wewnętrznej wiązałoby się z ręcznym porządkowaniem wielu rozliczeń w module Kasa/Bank.
Jak anulowanie wpływa na magazyn i Kasa/Bank oraz jakie są ograniczenia opisu?
Dla zwykłej faktury sprzedaży powiązanej z dokumentem wydania z magazynu opisano, że przy anulowaniu program może zapytać o automatyczne anulowanie dokumentu WZ. Zgoda na tę operację powoduje zwrot towaru do magazynu. Jednocześnie usuwane są odpowiednie zdarzenia w preliminarzu płatności i zapisy kasowe w module Kasa/Bank, tak aby rozliczenia były spójne z wycofanym dokumentem sprzedaży.
W tym samym materiale zaznaczono, że dokument wewnętrznego zakupu FWZ nie wpływa na magazyn i nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank. Jego anulowanie nie wywołuje więc opisanych wyżej zmian stanów magazynowych ani usuwania zapisów kasowych, co pokazuje, że skutki anulowania zależą od typu dokumentu i jego roli w systemie.
Nie ma więc podstaw, aby zakładać, że każda faktura wewnętrzna przy anulowaniu zachowa się tak jak zwykła faktura sprzedaży z dokumentem WZ. Podobny interfejs listy dokumentów nie oznacza jeszcze identycznych skutków w magazynie i w module Kasa/Bank. Zanim zastosujesz procedurę anulowania faktury wewnętrznej w produkcyjnej bazie, sprawdź jej działanie na kopii danych albo skonsultuj się z administratorem lub księgowym, zwłaszcza jeśli dokument jest powiązany z rozliczeniami lub innymi modułami.
Trzeba też pamiętać, że cała opisana procedura anulowania bazuje na ćwiczeniu przygotowanym dla zwykłej faktury sprzedaży. Różnice w interfejsie, nazewnictwie opcji czy szczegółowych skutkach w poszczególnych modułach mogą wynikać z wersji programu i konfiguracji danej firmy. Dokładne konsekwencje księgowe i podatkowe operacji na fakturach wewnętrznych najlepiej omówić z osobą odpowiedzialną za rozliczenia i w razie potrzeby odnieść się do oficjalnej dokumentacji systemu.
