Faktura proforma w Comarch ERP Optima pomaga potwierdzić z klientem ustalone warunki i przygotować późniejsze dokumenty sprzedażowe. Pełni rolę dokumentu ofertowego lub zamówieniowego, ale nie jest fakturą w rozumieniu księgowym ani podatkowym i sama w sobie nie służy do ewidencjonowania sprzedaży w księgach.
Samo wystawienie faktury proforma nie powoduje powstania należności, nie generuje zapisów w preliminarzu płatności ani w kasie czy banku i nie zastępuje obowiązku wystawienia faktury sprzedaży. Proforma jest punktem wyjścia do dalszych dokumentów, ale nie końcowym etapem rozliczenia z klientem.
Poradnik pokazuje, jak w praktyce wystawić fakturę proforma w Comarch ERP Optima w najprostszym scenariuszu: od znalezienia właściwej funkcji w menu, przez wypełnienie podstawowych pól, aż po zapis dokumentu. Nie obejmuje szczegółowych procesów zamówień sprzedaży, zleceń dystrybucji ani zastosowań celnych faktury proforma, bo takie opisy mogą dotyczyć innych systemów lub odrębnych kontekstów pracy.
Gdzie w Comarch znaleźć funkcję wystawienia faktury proforma
Aby wystawić fakturę proforma w Comarch ERP Optima, najpierw przejdź do listy tych dokumentów. Funkcja wystawiania proformy może znajdować się w modułach związanych z handlem lub przychodami, na przykład pod ścieżkami menu Handel/Faktury proforma albo Przychody/Faktury proforma. Po wejściu w takie menu zobaczysz listę już istniejących proform i możesz dodać nową.
Układ menu i nazwy modułów mogą się różnić w zależności od wersji i konfiguracji programu, dlatego te ścieżki traktuj jako przykładowe, a nie jedyne możliwe. Jeśli w twojej instalacji nie widzisz dokładnie takiego menu, szukaj listy faktur proforma w pokrewnych modułach związanych z handlem lub przychodami, zamiast zakładać, że funkcja jest niedostępna.
Jak krok po kroku wystawić fakturę proforma w Comarch ERP Optima
Procedura wystawienia faktury proforma w Comarch ERP Optima jest zbliżona do wystawiania zwykłej faktury sprzedaży. Pracujesz na podobnym formularzu i uzupełniasz przede wszystkim dane kontrahenta, pozycje towarów lub usług oraz informacje o płatności, korzystając z pól znanych z dokumentów sprzedażowych.
Najprostszy scenariusz wystawienia faktury proforma w Comarch ERP Optima wygląda tak:
- Przejdź do modułu z listą faktur proforma, na przykład przez menu Handel/Faktury proforma lub Przychody/Faktury proforma, tak aby na ekranie pojawiła się lista dokumentów proforma.
- Na liście faktur proforma wybierz dodanie nowego dokumentu przyciskiem Dodaj, co otworzy formularz nowej faktury proforma.
- Na formularzu wskaż kontrahenta, wybierając go z dostępnej listy lub dodając nowego, tak aby dokument był powiązany z właściwym klientem.
- Dodaj pozycje towarów lub usług, które mają znaleźć się na proformie, uzupełniając podstawowe informacje o oferowanych pozycjach.
- Ustal datę wystawienia dokumentu, termin zapłaty oraz formę płatności, korzystając z odpowiednich pól formularza.
- Po sprawdzeniu wprowadzonych danych zapisz dokument, aby faktura proforma została dodana do listy i mogła służyć jako podstawa dalszych działań sprzedażowych.
Taki zestaw kroków obejmuje kluczowe dane potrzebne do wystawienia proformy i pozwala zakończyć cały proces jednym zapisem dokumentu.
Formularz faktury proforma zawiera więcej pól i zakładek niż te wskazane w podstawowej instrukcji. Tutaj koncentrujemy się na najważniejszych elementach: wyborze kontrahenta, dodaniu pozycji, ustawieniu dat i formy płatności oraz zapisaniu dokumentu. Pozostałe ustawienia możesz dopasować do potrzeb firmy, ale nie są one szczegółowo omawiane w tym poradniku.
Jak wykorzystać wystawioną fakturę proforma w dalszej sprzedaży
Po zapisaniu faktury proforma w Comarch ERP Optima możesz na jej podstawie wystawiać kolejne dokumenty sprzedażowe. Na jednej proformie można oprzeć między innymi fakturę sprzedaży, fakturę zaliczkową albo paragon, dzięki czemu dokument ten staje się punktem wyjścia do dalszego rozliczenia transakcji z klientem w systemie.
W opisach programu wskazano, że przy przekształcaniu proformy do faktury sprzedaży wartości na fakturze finalnej mogą być pomniejszane o sumę wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych powiązanych z tą proformą. Pokazuje to, że proforma pełni funkcję dokumentu potwierdzającego zamówienie lub umowę, na podstawie którego można stopniowo rozliczać zaliczki i wystawiać dokument końcowy. Szczegółowe zasady takich rozliczeń oraz obsługi wielu zaliczek najlepiej sprawdzić w aktualnej dokumentacji programu, bo wykraczają poza zakres tego prostego poradnika.
Czy faktura proforma wywołuje skutki księgowe i płatnicze
Faktura proforma w Comarch ERP Optima nie tworzy należności ani zapisów księgowych i nie zastępuje faktury sprzedaży, dlatego po proformie trzeba wystawić właściwy dokument sprzedaży.
Z opisu działania proformy wynika, że jej wystawienie nie powoduje powstania należności po stronie klienta ani zapisów w preliminarzu płatności. Nie generuje też zapisów kasowo-bankowych, mimo że na proformie można określić formę i termin płatności. Te informacje są przenoszone dopiero na dokument sprzedaży powstały z przekształcenia proformy, który podlega dalszej obsłudze księgowej i płatniczej.
W praktyce możesz traktować proformę głównie jako narzędzie do potwierdzenia warunków zamówienia, pokazania klientowi wartości towarów lub usług oraz przygotowania późniejszych dokumentów sprzedażowych. Dopiero faktury sprzedaży i inne dokumenty wystawione na podstawie proformy mają znaczenie dla rozliczeń księgowych i płatniczych, podczas gdy sama proforma pozostaje dokumentem o charakterze informacyjnym.
