Jak wystawić fakturę zaliczkową w Comarch Optima?

W Comarch ERP Optima obsługa faktur zaliczkowych wygląda inaczej w zależności od tego, czy chodzi o zaliczkę od klienta, czy o zaliczkę wpłacaną dostawcy. Zanim zaczniesz, określ więc, z którym scenariuszem masz do czynienia, bo od tego zależy dokument bazowy i dalsza ścieżka w systemie.

Przy sprzedaży, czyli gdy klient wpłaca zaliczkę na poczet przyszłej dostawy towarów lub usług, fakturę zaliczkową sprzedaży wystawia się w powiązaniu z wcześniej przygotowaną fakturą pro forma. Pro forma pełni rolę dokumentu bazowego i na jej podstawie tworzysz kolejne dokumenty: faktury zaliczkowe oraz fakturę sprzedaży końcową, w której zaliczki zostaną rozliczone.

Przy zakupie, czyli gdy to twoja firma wpłaca zaliczkę dostawcy, punktem wyjścia jest zamówienie u dostawcy. W tym scenariuszu faktura zaliczkowa zakupu jest powiązana właśnie z zamówieniem i późniejszą fakturą zakupu, a nie z pro formą. Dzięki temu zaliczka dla dostawcy zostaje później ujęta na fakturze zakupu jako pomniejszenie wartości końcowej wynikającej z tego zamówienia.

Dalej znajdziesz osobne procedury dla obu sytuacji: najpierw faktura zaliczkowa sprzedaży od pro formy, a potem faktura zaliczkowa zakupu do zamówienia u dostawcy. Takie rozdzielenie ułatwia pracę i zmniejsza ryzyko pomylenia dokumentów bazowych oraz ścieżek w systemie, zwłaszcza gdy dopiero zaczynasz korzystać z Optimy.

Jak wystawić fakturę zaliczkową sprzedaży od faktury pro forma?

Przy zaliczkach od klienta typowy obieg dokumentów w Comarch ERP Optima zaczyna się od faktury pro forma. Na jej podstawie wystawiasz kolejne faktury zaliczkowe sprzedaży, a po zrealizowaniu dostawy lub usługi przechodzisz do faktury sprzedaży końcowej z rozliczonymi zaliczkami. To przykładowy sposób pracy w module sprzedaży – w innych konfiguracjach program może oferować także inne warianty.

Kroki wystawienia faktury zaliczkowej sprzedaży na podstawie faktury pro forma mogą wyglądać tak:

1. Utwórz i zapisz fakturę pro forma dla danego klienta, z informacjami o planowanej dostawie towarów lub usług.
2. Z wybranej pro formy lub z listy faktur pro forma uruchom opcję wystawienia faktury zaliczkowej powiązanej z tym dokumentem.
3. Na formularzu faktury zaliczkowej podaj kwotę otrzymanej zaliczki tak, aby mieściła się w wartości pro formy; program pilnuje, by suma wszystkich zaliczek do tej pro formy nie przekroczyła jej wartości.
4. Zapisz fakturę zaliczkową sprzedaży. Jeśli klient wpłaci kolejne kwoty, w podobny sposób wystaw następne faktury zaliczkowe do tej samej pro formy, nadal w granicach jej wartości.
5. Po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi utwórz fakturę sprzedaży na podstawie tej pro formy. System uwzględni przypisane zaliczki przy wyliczaniu wartości końcowych dokumentu.
6. Na zakładce Płatności faktury sprzedaży sprawdź listę powiązanych faktur zaliczkowych i wskaż, które z nich oraz w jakiej wysokości mają zostać rozliczone na fakturze końcowej.
7. Jeśli klientowi zwracana jest całość lub część zaliczki, odszukaj odpowiednią fakturę zaliczkową na liście faktur sprzedaży i wystaw do niej fakturę korygującą wartości, aby odzwierciedlić zwrot.

W tym scenariuszu istotne jest, że suma wszystkich faktur zaliczkowych wystawionych do jednej faktury pro forma nie może przekroczyć jej wartości. Program pomaga pilnować tego limitu, natomiast sposób działania przy bardziej szczegółowym, częściowym rozliczaniu poszczególnych zaliczek może zależeć od konfiguracji i nie jest tutaj opisany w pełnym zakresie.

Jak rozliczyć zaliczki na fakturze sprzedaży i skorygować zwrot zaliczki?

Po przejściu od pro formy przez faktury zaliczkowe do faktury sprzedaży końcowej kluczowe jest prawidłowe rozliczenie zaliczek. W Comarch ERP Optima robisz to na formularzu faktury sprzedaży, przede wszystkim na zakładce Płatności, gdzie decydujesz, które zaliczki powiązać z dokumentem i w jakiej wysokości je rozliczyć.

Przy rozliczaniu zaliczek na fakturze sprzedaży zwróć uwagę na kilka elementów:

• Na zakładce Płatności widzisz listę powiązanych faktur zaliczkowych; możesz wybrać te, które mają zostać rozliczone na konkretnej fakturze sprzedaży.
• Dla każdej faktury zaliczkowej możesz określić, w jakiej wysokości ma zostać rozliczona. W efekcie wartości netto, brutto i VAT na fakturze sprzedaży są pomniejszane o wybrane zaliczki.
• System pilnuje, aby suma rozliczonych zaliczek związanych z daną fakturą pro forma nie przekroczyła jej wartości, natomiast zachowanie w bardziej złożonych scenariuszach może zależeć od konfiguracji programu.
• Jeśli trzeba zwrócić klientowi zaliczkę, wyszukaj odpowiednią fakturę zaliczkową na liście faktur sprzedaży i wystaw do niej fakturę korygującą wartości, tak aby rozliczenia odzwierciedlały dokonany zwrot.

Przy kilku zaliczkach do jednego zamówienia lub umowy ważne jest, aby świadomie wybrać, które z nich rozliczasz na danej fakturze sprzedaży. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której klient zostanie obciążony podwójnie albo część zaliczki pozostanie nierozliczona. Zasady działania programu przy nietypowych wariantach, na przykład przy bardziej skomplikowanych częściowych rozliczeniach, mogą wymagać sprawdzenia w dokumentacji systemu.

Jak wystawić fakturę zaliczkową zakupu do zamówienia u dostawcy?

Przy zaliczkach płaconych dostawcy obieg dokumentów w Comarch ERP Optima opiera się na zamówieniu u dostawcy. Faktura zaliczkowa zakupu jest tutaj powiązana z tym zamówieniem oraz późniejszą fakturą zakupu, a nie z fakturą pro forma, i z tych dokumentów wynika późniejsze rozliczenie zaliczki.

Procedura wystawienia faktury zaliczkowej zakupu do zamówienia u dostawcy może przebiegać w kilku krokach:

1. Otwórz listę faktur zakupu w module Handel i wybierz opcję wystawienia faktury zaliczkowej zakupu, która prowadzi do powiązania dokumentu z zamówieniem u dostawcy.
2. Na podstawie tej opcji utwórz lub wskaż zamówienie u dostawcy, uzupełniając dane kontrahenta oraz pozycje towarowe, a następnie zapisz dokument.
3. Po zapisaniu zamówienia u dostawcy system może zaproponować utworzenie faktury zaliczkowej powiązanej z tym zamówieniem i otworzyć jej formularz.
4. Na formularzu faktury zaliczkowej zakupu pojawia się okno, w którym możesz wprowadzić kwotę lub procent zaliczki. Program rozdziela wprowadzoną zaliczkę proporcjonalnie na wszystkie pozycje dokumentu.
5. Zapisz fakturę zaliczkową zakupu. Jeśli pojawią się kolejne wpłaty dla tego samego zamówienia, możesz wystawić następne faktury zaliczkowe zakupu, przy czym system pilnuje, aby łączna wartość zaliczek nie przekroczyła wartości zamówienia u dostawcy.
6. Gdy dostawca zrealizuje dostawę, przekształć zamówienie u dostawcy do faktury zakupu. Program przeniesie pozycje z zamówienia i odpowiednio pomniejszy wartość końcową o rozliczone zaliczki przypisane do tego dokumentu.

W tym procesie mechanizm kilku faktur zaliczkowych do jednego zamówienia działa podobnie jak przy sprzedaży: suma zaliczek nie powinna przekroczyć wartości dokumentu bazowego. Szczegóły tego, jak system zachowuje się przy bardziej złożonych, częściowych rozliczeniach, mogą zależeć od wersji i ustawień programu, dlatego opis ten warto traktować jako ogólny przykład pracy w module zakupowym.

Kilka zaliczek do jednego dokumentu i ogólne zastrzeżenia

Zarówno w scenariuszu sprzedażowym, jak i zakupowym Comarch ERP Optima pozwala przypisać kilka faktur zaliczkowych do jednego dokumentu bazowego. Przy sprzedaży jest to faktura pro forma, przy zakupie – zamówienie u dostawcy. W obu przypadkach program pilnuje, aby łączna wartość zaliczek nie przekroczyła wartości odpowiednio pro formy lub zamówienia.

Korzystając z opisanych procedur, miej na uwadze kilka zastrzeżeń:

• Opis sposobu rozliczania wielu zaliczek ma charakter ogólny i nie obejmuje wszystkich wyjątków ani nietypowych konfiguracji systemu.
• Kroki i nazwy opcji odzwierciedlają typowy sposób pracy w programie, ale w zależności od wersji Comarch ERP Optima oraz ustawień interfejs może wyglądać inaczej.
• Treść dotyczy obsługi technicznej w systemie i nie zastępuje aktualnych informacji prawno‑podatkowych, zwłaszcza w zakresie terminów wystawiania faktur zaliczkowych.
• Nie są przytaczane konkretne terminy ustawowe ani szczegółowe regulacje, dlatego kwestie podatkowe warto w razie potrzeby weryfikować w aktualnych, specjalistycznych źródłach.
• Artykuł koncentruje się na dwóch procedurach: fakturze zaliczkowej sprzedaży na podstawie pro formy oraz fakturze zaliczkowej zakupu do zamówienia u dostawcy, bez opisywania innych modułów i scenariuszy.

Jeśli w twojej wersji programu nazwy przycisków lub wygląd okien różnią się od opisanych, potraktuj tę instrukcję jako punkt odniesienia do odnalezienia odpowiadających im funkcji. W razie wątpliwości sięgnij do dokumentacji Comarch lub materiałów szkoleniowych producenta.