Standardowa inwentaryzacja w Comarch Optima opiera się na arkuszu inwentaryzacyjnym AI przygotowywanym dla jednego, wybranego magazynu. Taki arkusz możesz utworzyć jako pusty albo wygenerować wypełniony na podstawie stanów magazynowych, a samo dodanie towarów na AI nie zmienia jeszcze ilości ani wartości w magazynie.
Towar wpisany na arkusz AI jest zablokowany przed dalszym obrotem do czasu zakończenia inwentaryzacji, ale jego aktualny stan magazynowy pozostaje bez zmian aż do zamknięcia procesu. Dopiero po wpisaniu ilości „wg spisu” i zamknięciu inwentaryzacji na podstawie AI program tworzy dokumenty RWAI i PWAI, które wprowadzają do magazynu różnice między stanem rzeczywistym a stanem bieżącym.
W skrócie: najpierw przygotowujesz arkusz AI dla magazynu, potem wpisujesz na nim ilości „wg spisu”, następnie porządkujesz dokumenty magazynowe, a na końcu z poziomu listy arkuszy zamykasz inwentaryzację, co powoduje utworzenie dokumentów RWAI/PWAI. Nazwy pozycji menu prowadzących do tych funkcji mogą się nieznacznie różnić w zależności od wersji programu, ale logika działań pozostaje taka sama.
Jak krok po kroku zrobić inwentaryzację na arkuszu AI?
Najprostszy przebieg inwentaryzacji w Comarch Optima opiera się na jednym arkuszu AI dla danego magazynu. Poniżej znajdziesz kolejne kroki od założenia arkusza do wpisania stanów rzeczywistych.
Standardową inwentaryzację na arkuszu AI możesz przeprowadzić w takiej kolejności:
- Wybierz magazyn, dla którego chcesz wykonać inwentaryzację, i utwórz dla niego arkusz inwentaryzacyjny AI. Arkusz możesz dodać jako pusty lub wygenerować wypełniony, w którym pozycje towarowe zostaną pobrane na podstawie stanów magazynowych.
- Zapisz nowo utworzony arkusz AI. Na tym etapie ilości na pozycjach wynoszą 0, a samo dodanie towarów na arkusz nie zmienia jeszcze ilości ani wartości towaru w magazynie, jedynie blokuje go przed obrotem do czasu zakończenia inwentaryzacji.
- Zdejmij znacznik bufora z arkusza AI i zapisz arkusz, aby wprowadzić go jako aktywny dokument inwentaryzacyjny. Dopiero po takim zapisie możesz edytować ilości „wg spisu” na pozycjach.
- Otwórz ponownie arkusz AI i uzupełnij kolumnę „Ilość wg spisu” zgodnie ze stanem rzeczywistym towarów w magazynie. W razie potrzeby skorzystaj z funkcji aktualizacji kolumny „Stan bieżący”, aby odświeżyć wartości systemowe w oparciu o bieżące dokumenty magazynowe.
- Po uzupełnieniu ilości „wg spisu” sprawdź, czy wszystkie pozycje zostały poprawnie wprowadzone i czy dane w kolumnach „stan bieżący” oraz „ilość wg spisu” odpowiadają temu, co zostało zliczone podczas spisu z natury.
- Gdy arkusz AI jest wypełniony i sprawdzony, pozostaw go zapisany bez bufora. Taki arkusz jest już gotowy do zamknięcia inwentaryzacji i utworzenia dokumentów RWAI/PWAI.
W tym układzie „stan bieżący” na arkuszu pokazuje ilości wynikające z dokumentów zapisanych w systemie, a kolumna „ilość wg spisu” odzwierciedla fizyczne zliczenie na magazynie. Różnice między tymi wartościami zostaną później rozliczone w dokumentach RWAI i PWAI podczas zamykania inwentaryzacji.
Jak przygotować dokumenty przed zamknięciem inwentaryzacji?
Przed zamknięciem inwentaryzacji w trybie z kontrolą dokumentów trzeba uporządkować dokumenty handlowe i magazynowe. Niezatwierdzone dokumenty w buforze albo niepowiązane dokumenty mogą zablokować zamknięcie i wywołać komunikaty o błędach.
Przed uruchomieniem zamknięcia inwentaryzacji sprawdź przede wszystkim:
- Dokumenty w buforze – usuń niepotrzebne dokumenty albo zatwierdź te, które powinny trwale wpływać na stany magazynowe. W przeciwnym razie system może potraktować je jako blokujące zamknięcie inwentaryzacji.
- Powiązania dokumentów handlowych z magazynowymi – dopilnuj, aby dokumenty handlowe, takie jak faktury sprzedaży czy zakupu, były skojarzone z odpowiednimi dokumentami magazynowymi WZ i PZ zgodnie z przyjętym sposobem pracy w systemie.
- Dokumenty rezerwacji i zamówień (RO/ZD) – przekształć je zgodnie z przyjętą procedurą, tak aby nie pozostawały w stanie, który blokuje zakończenie inwentaryzacji.
- Dokumenty blokujące wskazane przez program – jeśli przy próbie zamknięcia inwentaryzacji system wyświetla listę dokumentów, przeanalizuj ją, popraw odpowiednie pozycje i ponów próbę zamknięcia po uporządkowaniu danych.
Po uporządkowaniu dokumentów otwórz arkusz AI, użyj funkcji aktualizacji stanu bieżącego i ponownie zapisz arkusz. Dzięki temu kolumna „stan bieżący” uwzględni najnowsze dokumenty magazynowe, a różnice rozliczane przy zamykaniu inwentaryzacji będą odnosiły się do możliwie aktualnych danych systemowych.
Możesz też włączyć tryb inwentaryzacji bez kontroli poprawności dokumentów. Wtedy program nie blokuje zamknięcia, nawet jeśli w bazie są dokumenty, które w standardowym trybie trzeba by wcześniej uporządkować. Taki sposób działania omija jednak część kontroli i może prowadzić do niespójności stanów magazynowych, szczególnie gdy po zamknięciu inwentaryzacji wystawisz dokumenty z datą wcześniejszą niż data arkusza. Ten tryb warto stosować wyjątkowo i z dużą ostrożnością.
Zamknięcie inwentaryzacji i dokumenty RWAI/PWAI
Gdy arkusz AI jest uzupełniony, a dokumenty w systemie uporządkowane, możesz przejść do zamknięcia inwentaryzacji. Robisz to z poziomu listy arkuszy inwentaryzacyjnych: zaznaczasz odpowiedni arkusz i uruchamiasz funkcję zamknięcia, widoczną jako ikona pioruna lub przycisk o równoważnym działaniu w interfejsie programu.
Po zamknięciu inwentaryzacji, na podstawie różnic między stanem bieżącym a ilością „wg spisu”, program tworzy dokumenty magazynowe: dokument PW dla nadwyżek oraz dokument RW dla niedoborów. W opisie procedury wskazano, że przy tym tworzeniu wykorzystywana jest ostatnia cena zakupu i przyjęta metoda rozliczania magazynu. Warto traktować to jako opis typowego działania, które może zależeć od konfiguracji programu.
To, czy dokumenty RWAI i PWAI trafią do bufora, czy od razu zostaną zapisane na stałe, zależy od ustawień w konfiguracji magazynu. Parametry „Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora” i „Rozchód inwentaryzacyjny do bufora” decydują, czy dokumenty powstałe przy zamknięciu inwentaryzacji mają być najpierw zapisane w buforze (z możliwością edycji i późniejszego zatwierdzenia), czy od razu zatwierdzone. Dokładne działanie tych parametrów może się różnić w zależności od wersji systemu i konfiguracji magazynu, dlatego w razie wątpliwości warto zajrzeć do aktualnej dokumentacji programu.
Po zamknięciu inwentaryzacji arkusz AI pozostaje widoczny na liście, ale ma status, który pozwala wyłącznie na podgląd. Nie możesz już edytować pozycji na takim arkuszu ani ponownie go konwertować. Ewentualne korekty wprowadzasz już na utworzonych dokumentach RWAI i PWAI, zgodnie z przyjętą w firmie procedurą pracy z dokumentami magazynowymi.
Parametry inwentaryzacji i tryb bez kontroli dokumentów – o czym pamiętać?
W konfiguracji magazynu znajdziesz parametry, które wpływają na to, jak system zachowa się podczas zamykania inwentaryzacji. W szczególności ustawienia dotyczące zapisu dokumentów RWAI i PWAI do bufora lub na stałe decydują, czy po zamknięciu inwentaryzacji będzie jeszcze możliwa edycja tych dokumentów przed ich ostatecznym zatwierdzeniem. Dokładne działanie tych opcji i ich wpływ na wycenę dokumentów zależą od wersji programu i konfiguracji magazynu, dlatego szczegóły najlepiej sprawdzać w aktualnej instrukcji systemu.
Tryb inwentaryzacji bez kontroli poprawności dokumentów jest osobnym ustawieniem. Po jego włączeniu program nie blokuje zamknięcia inwentaryzacji, nawet jeśli w bazie są dokumenty, które w trybie standardowym trzeba by wcześniej uporządkować. Takie pominięcie kontroli może jednak prowadzić do niespójności stanów magazynowych, szczególnie gdy po zamknięciu inwentaryzacji wystawiasz dokumenty z datą wcześniejszą niż data arkusza. Z tego powodu ten tryb warto traktować jako rozwiązanie wyjątkowe, stosowane świadomie, najlepiej po uzgodnieniu z osobą odpowiedzialną za ewidencję magazynową.
Opis tych parametrów dotyczy pracy na poziomie magazynu i dokumentów RWAI/PWAI. Skutki ustawień dla rozliczeń finansowo‑księgowych i podatkowych mogą zależeć od sposobu połączenia modułów w danej firmie i nie są tu omawiane, dlatego w kwestiach księgowych warto korzystać z osobnej dokumentacji lub konsultacji specjalisty.
Arkusze pomocnicze AIP i aplikacja mobilna – kiedy się przydają?
Poza podstawowym arkuszem AI możesz korzystać z arkuszy pomocniczych AIP. Są one powiązane z głównym arkuszem i służą do wpisywania ilości przez wielu operatorów, zwykle wtedy, gdy spis z natury obejmuje dużo pozycji lub kilka osób pracuje równocześnie na tym samym magazynie. Po zakończeniu zliczania na AIP ilości na głównym arkuszu AI można przeliczyć sumarycznie na podstawie danych z wszystkich arkuszy pomocniczych, co ułatwia pracę przy większej skali inwentaryzacji.
Dodatkowo można użyć aplikacji Comarch ERP Inwentaryzacja. Pozwala ona tworzyć arkusze, skanować kody kreskowe towarów oraz eksportować wyniki zliczania do pliku w formacie dostosowanym do importu na arkusze AI lub AIP w Comarch ERP Optima, między innymi z wykorzystaniem usług chmurowych lub poczty elektronicznej. Zakres funkcji aplikacji i sposób integracji z systemem mogą zależeć od wersji oprogramowania, dlatego szczegółowe możliwości najlepiej sprawdzić w aktualnej dokumentacji producenta.
Arkusze pomocnicze AIP i aplikacja mobilna to opcjonalne narzędzia, które mają ułatwić zliczanie przy większych lub bardziej złożonych inwentaryzacjach. Podstawowy proces możesz przeprowadzić wyłącznie na jednym arkuszu AI, bez użycia AIP ani aplikacji, co zwykle wystarcza w mniejszych magazynach lub przy prostszych scenariuszach pracy.
Różnice w wersjach programu i nazwy menu
W opisach inwentaryzacji w Comarch Optima pojawiają się różne warianty ścieżek menu prowadzących do konfiguracji i obsługi arkuszy, na przykład zaczynające się od pozycji „System” albo od „Start”. Takie różnice mogą wynikać z wersji programu lub zmian w interfejsie. W praktyce kieruj się przede wszystkim nazwą modułu oraz przeznaczeniem danej funkcji i zakładaj, że konkretne nazwy zakładek czy przycisków mogą się nieco różnić od przykładów w instrukcjach, zwłaszcza w nowszych wydaniach systemu.
Jeśli w używanej wersji programu nie widzisz dokładnie takich samych nazw menu jak w opisie, poszukaj opcji o zbliżonej nazwie w module konfiguracji firmy i magazynu albo skorzystaj z aktualnej dokumentacji producenta. Niezależnie od wersji interfejsu sam przebieg inwentaryzacji na arkuszu AI – przygotowanie arkusza, wpisanie ilości „wg spisu”, uporządkowanie dokumentów i zamknięcie inwentaryzacji z utworzeniem dokumentów RWAI i PWAI – pozostaje taki sam.
