Korekta paragonu w Comarch ERP Optima polega na wystawieniu dokumentu zwrotu towaru, który koryguje wyłącznie ilość sprzedanego towaru na paragonie. W opisywanej konfiguracji nie służy ona do zmiany cen ani innych danych dokumentu, dlatego przy planowaniu korekty najlepiej traktować ją jako operację zwrotu ilości towaru z już zarejestrowanej sprzedaży. Przy pracy w konkretnej wersji warto odnieść się do aktualnej dokumentacji producenta, jeśli potrzebna jest inna forma korekty.
Opis dotyczy systemu Comarch ERP Optima, w tym modułu Detal, bo właśnie dla tych rozwiązań zostały opisane zasady korekty paragonów i zwrotów towarów. Inne produkty Comarch mogą obsługiwać korekty inaczej, dlatego przedstawione tu wskazówki nie powinny być do nich automatycznie przenoszone.
Szczegóły interfejsu oraz dostępnych funkcji mogą różnić się w zależności od wersji programu. Zasady opisane poniżej odnoszą się do konfiguracji, na podstawie której przygotowano tę instrukcję, a w innych wydaniach programu mogą wyglądać nieco inaczej, dlatego przy krytycznych operacjach dobrze jest porównać sposób działania własnej instalacji z aktualną dokumentacją producenta.
Jak krok po kroku wykonać korektę paragonu w Comarch ERP Optima (poza Detalem)
W głównej części Comarch ERP Optima korekta paragonu polega na wystawieniu zwrotu do wybranego paragonu. W praktyce wskazujesz właściwy dokument sprzedaży, określasz ilość zwracanych pozycji, a system zapisuje dokument zwrotu, który koryguje sprzedaż ilościowo.
Ogólny przebieg wykonania korekty paragonu w ERP Optima można sprowadzić do kilku kroków:
- Na liście sprzedaży znajdź paragon, który wymaga korekty, aby system mógł utworzyć do niego dokument zwrotu.
- Uruchom funkcję wystawienia zwrotu do tego paragonu, żeby otworzyć formularz korekty powiązany z wybranym dokumentem.
- W formularzu wybierz pozycje z paragonu, które mają zostać skorygowane, i wpisz ilość zwracaną dla każdej z nich zgodnie z rzeczywistym zwrotem towaru.
- Przy pierwszej korekcie do danego paragonu system może podpowiedzieć pełną ilość z dokumentu; przy kolejnych zwrotach maksymalna ilość do zwrotu jest ograniczana z uwzględnieniem wcześniejszych korekt.
- Sprawdź wprowadzone ilości i zapisz paragon zwrotny jako dokument korygujący pierwotny paragon.
Tak wystawiony dokument działa jak zwrot towaru do paragonu, zmniejszając wcześniej zarejestrowaną ilość sprzedanych pozycji zgodnie z podanymi wartościami.
Paragon zwrotny pełni tu rolę dokumentu korygującego i nie może zostać dalej przekształcony do faktury. Odróżnia to go od zwykłego paragonu sprzedaży, który w innych sytuacjach może posłużyć jako podstawa do wystawienia faktury sprzedaży, jeśli spełnione są odpowiednie warunki w systemie.
Kiedy korekta paragonu jest możliwa, a kiedy system ją zablokuje
To, czy uda się wystawić korektę do konkretnego paragonu, zależy od kilku warunków technicznych zapisanych w systemie. W typowej konfiguracji muszą być spełnione jednocześnie, inaczej program zwykle nie pozwoli dokończyć operacji zwrotu.
W opisywanej konfiguracji ERP Optima paragon może zostać skorygowany, jeżeli łącznie są spełnione m.in. następujące warunki:
- paragon nie został przekształcony do faktury sprzedaży – po przekształceniu korektę wykonuje się już do faktury, a nie do paragonu;
- paragon nie jest anulowany – do anulowanego paragonu nie można wystawić zwrotu;
- do paragonu nie wystawiono wcześniej paragonu korekty ani faktury sprzedaży, która blokowałaby kolejne korekty tego dokumentu;
- na paragonie jest co najmniej jedna pozycja, która nie została jeszcze objęta wcześniejszymi zwrotami i nadal może zostać skorygowana;
- paragon zwrotny, który powstaje jako korekta, nie będzie dalej przekształcany do faktury.
Jeśli którykolwiek z tych warunków nie jest spełniony, system może nie pozwolić na zatwierdzenie korekty paragonu. W praktyce chodzi na przykład o sytuację, gdy paragon ma status anulowanego albo wszystkie pozycje zostały już całkowicie zwrócone i nie ma czego korygować.
Jeżeli paragon został już przekształcony do faktury sprzedaży, nie ma możliwości wystawienia korekty bezpośrednio do tego paragonu. W takiej sytuacji korektę wykonuje się na fakturze, która powstała na jego podstawie, zgodnie z zasadami obsługi korekt faktur sprzedaży w systemie.
Jak zrobić korektę paragonu w module Detal – funkcja Zwrot towaru
Na stanowisku detalicznym w module Detal korekta paragonu odbywa się przez funkcję Zwrot towaru. Kasjer może w jednym miejscu wskazać dokument sprzedaży, określić ilości zwracanych pozycji i zakończyć całą operację bez przechodzenia do innych modułów.
Korzystanie ze zwrotów i korekt w Detalu jest możliwe tylko wtedy, gdy w konfiguracji programu przy funkcjach pracowników włączono parametr Zwrot towaru. W opisywanej konfiguracji dopiero po aktywowaniu tego uprawnienia odpowiednie funkcje zwrotu stają się dostępne na stanowisku sprzedaży, dlatego przy problemach z widocznością tej opcji warto zacząć właśnie od sprawdzenia ustawień.
Gdy parametr Zwrot towaru jest już włączony, korektę paragonu w Detalu możesz przeprowadzić według takiego schematu:
- Na stanowisku detalicznym przejdź do okna sprzedaży lub do zestawienia paragonów i faktur – wybierz miejsce, z którego wygodniej ci rozpocząć obsługę zwrotu.
- Użyj funkcji Zwrot towaru: w oknie sprzedaży skorzystaj z przycisku funkcyjnego, a w zestawieniu paragonów i faktur z przycisku Zwrot towaru, aby uruchomić obsługę zwrotu.
- Po wywołaniu funkcji wybierz z wyświetlonej listy paragon, który ma zostać skorygowany, tak aby system wiedział, do którego dokumentu wystawić korektę.
- W oknie wprowadzania zwracanej ilości wskaż pozycje z paragonu, które są zwracane, i wpisz ilość dla każdej z nich; przy pierwszej korekcie system może podpowiedzieć ilość z paragonu, a przy kolejnych uwzględnia już wcześniejsze zwroty i ogranicza maksymalną ilość możliwą do zwrotu.
- Zapisz dokument zwrotu, kończąc operację korekty paragonu na stanowisku detalicznym – dokument będzie traktowany jak korekta ilości sprzedaży z wybranego paragonu.
Wystawiony w ten sposób dokument działa jak korekta paragonu w module Detal, a jego wartości są dalej uwzględniane w ewidencjach i raportach sprzedaży zgodnie z ogólnymi zasadami systemu.
Zwrot czy pomyłka – jak oznaczyć korektę i jak wpływa to na ewidencję
Na formularzu zwrotu do paragonu w Comarch ERP Optima znajdują się pola wyboru, które pozwalają określić, czy wystawiany dokument jest zwrotem towaru, czy dotyczy pomyłki. Ten wybór nie jest formalnością – decyduje o tym, w której ewidencji korekta zostanie później wykazana i jak zostanie ujęta w raportach.
Korekty oznaczone jako zwrot są ujmowane w ewidencji zwrotów i reklamacji, natomiast dokumenty oznaczone jako pomyłka trafiają do ewidencji pomyłek dla kasy rejestrującej. Zwroty i pomyłki rejestrowane w Detalu, po imporcie do ERP Optima, są również odpowiednio rozdzielane do tych ewidencji według nadanego oznaczenia, co ułatwia późniejsze raportowanie sprzedaży i zwrotów.
Korekty paragonów są później ujmowane zbiorczo w dokumentach raportowych. Raport sprzedaży RS pełni funkcję dokumentu spinającego paragony, a jego korekta RSK spina korekty paragonów i pozwala ująć je w rejestrze VAT, m.in. na podstawie wartości z tabel VAT korekt paragonów. Jest to ogólny zarys działania – szczegółowe zasady rozliczeń podatkowych oraz konfigurację raportów i rejestrów VAT warto sprawdzić w aktualnej dokumentacji i przepisach podatkowych.
