Połączenie Comarch Betterfly z KSeF polega na tym, że w ustawieniach programu konfigurujesz współpracę z Krajowym Systemem e-Faktur: wybierasz środowisko KSeF, sposób uwierzytelniania i zapisujesz wprowadzone dane, tak aby możliwa była wymiana e-faktur między Betterfly a KSeF. Ten opis dotyczy konfiguracji w Comarch Betterfly, a nie w innych systemach ERP.
Sama konfiguracja techniczna to jednak nie wszystko. Żeby integracja działała w praktyce, potrzebne są także odpowiednie uprawnienia użytkowników w Comarch Betterfly oraz uprawnienia nadane po stronie KSeF. Bez nich, nawet przy poprawnie wprowadzonych ustawieniach, mogą pojawiać się błędy przy wysyłce lub odbiorze faktur.
Trzeba też liczyć się z tym, że wygląd interfejsu, dostępne opcje i szczegóły współpracy z KSeF zmieniają się wraz z aktualizacjami programu i przepisów. Dlatego poniższe kroki traktuj jako ogólny schemat i porównaj je z aktualną dokumentacją Comarch Betterfly oraz bieżącymi wytycznymi KSeF.
Podstawowa konfiguracja integracji Betterfly–KSeF krok po kroku
Aby uruchomić wymianę danych z KSeF w Comarch Betterfly, wykonaj kilka podstawowych kroków konfiguracji w ustawieniach programu. Poniżej znajdziesz ogólny przebieg tego procesu, oparty na dostępnych instrukcjach producenta.
Ogólny schemat konfiguracji integracji Betterfly–KSeF wygląda następująco:
- Wejdź do ustawień Comarch Betterfly i przejdź do listy KSeF, z której rozpoczyna się konfiguracja współpracy z systemem.
- W ustawieniach KSeF wybierz środowisko, w którym chcesz pracować: środowisko demonstracyjne (demo) albo produkcyjne.
- Wskaż metodę uwierzytelniania w KSeF – możesz skorzystać z certyfikatu Ministerstwa Finansów albo z tokenu wygenerowanego w Aplikacji Podatnika KSeF.
- Zapisz wprowadzone ustawienia integracji, tak aby program mógł korzystać z wybranego środowiska i metody uwierzytelniania.
- Jeśli to potrzebne, dostosuj dodatkowe parametry współpracy z KSeF, które wpływają na sposób wymiany dokumentów.
Przy wyborze metody uwierzytelniania potrzebujesz dostępu do Aplikacji Podatnika KSeF, bo tam generujesz certyfikat Ministerstwa Finansów lub token używany później w konfiguracji Betterfly. Szczegółowe kroki tworzenia certyfikatu albo tokenu opisano w osobnych instrukcjach, podobnie jak dokładne nazwy wszystkich przycisków w interfejsie programu, które mogą różnić się w zależności od wersji.
Środowisko demo a produkcyjne w KSeF – które wybrać?
W trakcie konfiguracji integracji Betterfly–KSeF jednym z kluczowych wyborów jest określenie środowiska KSeF, z którego ma korzystać program. Dostępne są dwa warianty: środowisko demonstracyjne (demo) oraz środowisko produkcyjne.
Środowisko demo służy do testowania procesów związanych z KSeF i nie jest przeznaczone do realnego obiegu faktur, natomiast środowisko produkcyjne wykorzystuje się do faktycznych e-faktur zgodnie z przepisami.
W praktyce możesz więc użyć środowiska demo do próbnej konfiguracji i sprawdzenia, jak działa integracja, natomiast przy pracy na rzeczywistych dokumentach księgowych wybierz środowisko produkcyjne. Nie ma tu opisu wszystkich możliwych ograniczeń technicznych, więc przyjmij jedną prostą zasadę: demo do testów, produkcja do realnych e-faktur.
Pakiet eFaktury a eFaktury Plus i tryb „Tylko odbiór dokumentów”
Szczegółowy przebieg konfiguracji integracji KSeF w Comarch Betterfly zależy od tego, z jakiego pakietu korzystasz. Dla kont z pakietem eFaktury przygotowano osobne instrukcje niż dla kont z pakietem eFaktury Plus, a w przypadku pakietu eFaktury konfiguracja odbywa się w module eFaktury.
Na podstawowym poziomie możesz wyróżnić dwa główne warianty konfiguracji i korzystania z integracji:
- Pakiet eFaktury – konfiguracja KSeF odbywa się w module eFaktury według dedykowanej instrukcji przygotowanej dla tego pakietu.
- Pakiet eFaktury Plus – obowiązuje osobna ścieżka konfiguracji opisana w odrębnym materiale, a dostępne funkcje integracji mogą być szersze niż w podstawowym pakiecie.
Zanim zaczniesz szczegółową konfigurację, sprawdź, który pakiet masz aktywny na swoim koncie Betterfly, a potem odwołaj się do instrukcji przygotowanej właśnie dla tego wariantu. Dzięki temu nie będziesz szukać opcji, które występują tylko w innym pakiecie.
Po poprawnym połączeniu Betterfly z KSeF faktury kosztowe wysyłane do KSeF mogą być automatycznie pobierane do programu i widoczne na liście dokumentów. Jeżeli jednak chcesz korzystać z integracji wyłącznie po to, aby odbierać faktury, a nie wysyłać ich z Betterfly, w ustawieniach KSeF możesz zaznaczyć parametr „Tylko odbiór dokumentów”.
Parametr „Tylko odbiór dokumentów” ogranicza działanie integracji do pobierania faktur z KSeF. Sprawdza się to na przykład wtedy, gdy chcesz mieć w jednym miejscu faktury kosztowe od dostawców, ale nie zamierzasz wysyłać własnych e-faktur z poziomu Betterfly. Inne skutki tej opcji nie są tu opisane, więc jeśli potrzebujesz więcej szczegółów, sięgnij do aktualnej dokumentacji producenta.
Uprawnienia w Betterfly i w KSeF a działanie integracji
Żeby połączenie Betterfly–KSeF działało poprawnie, poza samymi ustawieniami technicznymi trzeba zadbać o właściwe uprawnienia użytkowników w programie. W Comarch Betterfly zrobisz to w ustawieniach, w sekcji Użytkownicy i role, gdzie na zakładce z rolami edytujesz wybraną rolę, na przykład administratora lub użytkownika, i zaznaczasz uprawnienia związane z wysyłką i odbiorem faktur z KSeF.
Sama konfiguracja integracji nie sprawi automatycznie, że każdy użytkownik będzie mógł wysyłać i odbierać e-faktury. Jeśli rola nie ma przypisanych odpowiednich uprawnień, próba korzystania z funkcji KSeF może kończyć się komunikatami o błędach autoryzacji, na przykład błędem 403. Takie problemy mogą też wynikać z niewystarczających uprawnień nadanych po stronie samego KSeF, dlatego przy ich wystąpieniu sprawdź zarówno konfigurację ról w Betterfly, jak i ustawienia w KSeF.
Przykładowe błędy i ich przyczyny mają charakter orientacyjny i zależą od bieżących zasad działania KSeF oraz jego schematów technicznych. Dokładne nazwy uprawnień w interfejsie Betterfly oraz warunki, w których pojawiają się poszczególne kody błędów, najlepiej sprawdzać na bieżąco w aktualnej dokumentacji MF i w najnowszych materiałach pomocy Comarch Betterfly.
Co warto sprawdzić w aktualnych materiałach przed konfiguracją?
Szczegółowe zasady działania KSeF – w tym okresy ważności tokenów, lista kodów błędów czy terminy związane z obowiązkowością KSeF – mogą się zmieniać, a w dostępnych opisach nie zawsze widać datę ostatniej aktualizacji. Dlatego takie informacje traktuj jako zmienne i nie opieraj na nich całej konfiguracji bez sprawdzenia aktualnych wytycznych.
Najbezpieczniej potraktować opisane tu kroki jako ogólny schemat konfiguracji integracji Betterfly–KSeF, a przed właściwym wdrożeniem sprawdzić aktualną dokumentację Ministerstwa Finansów i bazę wiedzy Comarch Betterfly. Dzięki temu ograniczasz ryzyko, że konfigurujesz system według wskazówek, które zostały już zmienione.
