Jak przygotować dane do importu z Comarch ERP?

Dane do importu z Comarch ERP przygotuj tak, aby odpowiadały wymaganiom formatu i struktury w konkretnym module, a nie jednemu, uniwersalnemu schematowi. Innych plików wymaga integracja realizowana przez Comarch ERP Enterprise z usługą Business Integration Service, a inaczej wygląda przygotowanie arkusza Excel używanego przy imporcie atrybutów czy danych kadrowych w Optimie albo przy migracji z programów serii Klasyka.

W scenariuszach integracji z użyciem Comarch ERP Enterprise i usługi BIS wykorzystywane są pliki XML, pliki tekstowe rozdzielane separatorem (CSV) oraz tekst Unicode rozdzielany tabulatorami. W Optimie przy imporcie atrybutów towarów używany jest natomiast wzorcowy plik Excel, a przy migracjach z programów Klasyka wykorzystywany jest dedykowany moduł, który odczytuje dane bezpośrednio z baz tych programów.

Lista obsługiwanych formatów plików oraz szczegóły ich struktury mogą różnić się między wersjami systemów, dlatego przed większym importem sprawdź aktualną dokumentację dla używanego modułu Comarch ERP. Dalej znajdziesz opis wybranych scenariuszy: integracji przez BIS w Enterprise, importów w Optimie oraz migracji z Klasyka, zawsze w odniesieniu do konkretnego produktu.

Jak przygotować dane do importu w scenariuszu Enterprise/BIS?

W scenariuszach opartych na Comarch ERP Enterprise i usłudze Business Integration Service dane są przenoszone między bazami z użyciem plików zapisywanych w obszarze przechowywania plików. Aplikacja Import danych obsługuje pliki XML, pliki tekstowe rozdzielane separatorem (CSV) oraz tekst Unicode rozdzielany tabulatorami, które stanowią podstawę importu i eksportu danych w tym środowisku. Pliki XML zapisują dane w strukturze znaczników, a CSV i tekst Unicode rozdzielany tabulatorami – w wierszach z wartościami oddzielonymi separatorem.

Struktura takiego pliku wynika z konfiguracji filtrów w aplikacji Import danych. Filtr zdefiniowany dla jednostki biznesowej określa, które atrybuty danych mają być objęte eksportem i późniejszym importem. Na podstawie tego filtra można wygenerować schemat XML (XSD) oraz plik WSDL, co ułatwia przygotowanie poprawnych plików po stronie zewnętrznego systemu, który wymienia dane z Comarch ERP Enterprise.

Przy przygotowaniu plików dla BIS można korzystać z transformacji XSLT, które dopasowują format danych z systemu zewnętrznego do formatu oczekiwanego przez Comarch ERP Enterprise. Zakres obsługiwanych typów plików i funkcji integracyjnych zależy od wersji systemu, dlatego szczegółowe możliwości najlepiej sprawdzić w bieżącej dokumentacji modułu, zamiast zakładać, że wszystkie instalacje działają identycznie.

Jak przygotować plik Excel do importu atrybutów towarów w Comarch ERP Optima?

Import atrybutów towarów w Comarch ERP Optima wykorzystuje wzorcowy plik Excel o ściśle określonej strukturze. Plik składa się z trzech arkuszy przeznaczonych dla różnych typów atrybutów i to na tej strukturze opiera się poprawne wczytanie danych do systemu.

Przygotowując dane do importu atrybutów towarów w Optimie, postępuj w tej kolejności:

1. Otwórz wzorcowy plik Excel przeznaczony do importu atrybutów towarów, który zawiera trzy arkusze dla poszczególnych typów atrybutów.
2. Nie zmieniaj nazw arkuszy ani nazw kolumn w żadnym z arkuszy, nie usuwaj ich i nie zmieniaj kolejności kolumn. Struktura pliku musi pozostać zgodna ze wzorem, inaczej import może się nie powieść.
3. W arkuszach przeznaczonych dla atrybutów tekstowych, liczbowych, listowych czy dat wypełnij wiersze zgodnie z opisem pól w szablonie, stosując wymagane formatowanie wartości, na przykład właściwy zapis dat lub liczb w odpowiednich kolumnach.
4. Jeżeli chcesz zaimportować atrybuty binarne, przejdź do arkusza przeznaczonego dla danych binarnych i w odpowiednich kolumnach wskaż ścieżki do lokalnych plików, które mają zostać powiązane z towarami. Wypełnij też pola przewidziane w szablonie, między innymi oznaczenia używane w powiązaniu z eSklepem.
5. Zwróć uwagę, że rozmiar dołączanych plików binarnych wpływa na rozmiar bazy danych, więc przed masowym importem załączników rozważ, które dane rzeczywiście chcesz w ten sposób przechowywać.
6. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych w arkuszach zapisz plik w niezmienionej strukturze i użyj go w funkcji importu atrybutów w Optimie zgodnie z opisem modułu.

Szablon Excela wykorzystywany przy imporcie atrybutów jest powiązany z konkretną wersją funkcji w Optimie. Przy pracy na aktualnym systemie porównaj używany wzorzec z dokumentacją lub plikiem dostarczonym wraz z programem, aby upewnić się, że struktura szablonu jest zgodna z wersją systemu i nie spowoduje odrzucenia danych podczas importu.

Jak przygotować dane kadrowe i RCP do importu w Optimie i jak je sprawdzić?

Przy imporcie danych kadrowych i RCP do Comarch ERP Optima kluczowe jest przygotowanie pliku z danymi pracowników zawierającego podstawowe informacje identyfikacyjne. W opisie wskazano, że w pliku powinny znaleźć się co najmniej imię, nazwisko oraz numer karty RCP dla każdego pracownika, aby system mógł poprawnie powiązać rekordy z kartotekami.

Przygotowanie i weryfikacja importu danych kadrowych i RCP w Optimie może wyglądać tak:

1. Przygotuj plik z danymi pracowników tak, aby dla każdej osoby znalazły się w nim co najmniej imię, nazwisko oraz numer karty RCP, a pozostałe pola były spójne z konfiguracją systemu.
2. Uruchom import danych RCP lub kadrowych w Optimie, wskazując przygotowany plik, zgodnie z opisem odpowiedniej funkcji importowej.
3. Po wykonaniu importu przejdź do logu, który system tworzy dla każdej próby wczytania danych, i sprawdź, czy pojawiły się wpisy informujące o błędach lub pominięciu części informacji.
4. Na podstawie logu oraz podglądu wybranych kart pracowników w Optimie zweryfikuj, czy najważniejsze dane zostały przeniesione poprawnie, a w razie potrzeby dokonaj ręcznych korekt lub uzupełnień.

Opis importu danych kadrowych i RCP nie zawiera pełnej, technicznej specyfikacji pliku, na przykład listy wszystkich nagłówków czy separatorów. Przygotowując dane, oprzyj się na wskazanych minimalnych polach i sprawdź w aktualnej dokumentacji systemu, jaki dokładnie format pliku jest obsługiwany w używanej wersji Optimy.

Jak przygotować dane do importu z Comarch ERP Klasyka do Optimy?

Migracja danych z programów serii Comarch ERP Klasyka do Comarch ERP Optima odbywa się przez dedykowany moduł importu. Przed rozpoczęciem przenoszenia danych trzeba wskazać program źródłowy, katalog instalacyjny, firmę lub bazę oraz ścieżkę do danych, z których informacje mają być odczytane.

Przygotowanie danych do importu z Klasyka do Optimy można ująć w kilku głównych krokach:

1. W module importów w Optimie wybierz odpowiedni program źródłowy z rodziny Comarch ERP Klasyka, z którego chcesz przenieść dane.
2. Wskaż katalog instalacyjny tego programu oraz firmę lub bazę danych, z której mają zostać pobrane informacje, uzupełniając wymagane ścieżki.
3. Po wskazaniu źródła zapoznaj się z listą typów danych, które można zaimportować, na przykład waluty, kontrahentów, towary, plan kont, bilanse czy dane kadrowe, i zdecyduj, które z nich chcesz przenieść.
4. Uruchom procedurę importu zgodnie z opisem modułu i po zakończeniu sprawdź w Optimie, czy kluczowe słowniki oraz wybrane dane kadrowe zostały przeniesione w oczekiwany sposób.
5. Dane kadrowe przenoszone z programów płacowych serii Klasyka obejmują informacje osobowe, adresowe, ubezpieczeniowe i etatowe, ale po imporcie wymagają analizy i uzupełnienia, na przykład o szczegóły potrzebne do rozliczeń.

Zakres danych i sposób ich rozmieszczenia na listach pracowników w Optimie zależą od programu źródłowego i konfiguracji. Po migracji lepiej potraktować import jako punkt wyjścia i przeprowadzić ręczną kontrolę najważniejszych obszarów, niż zakładać, że wszystkie szczegóły zostały odwzorowane bez potrzeby korekt.

Typowe pułapki przy przygotowaniu danych do importu z Comarch ERP

Przy przygotowywaniu danych do importu w opisanych scenariuszach zwróć szczególną uwagę na te ryzyka:

• Zmiana nazw arkuszy lub kolumn we wzorcowym pliku Excel do atrybutów w Optimie, usuwanie kolumn albo zmiana ich kolejności może uniemożliwić poprawne wczytanie danych.
• Masowy import atrybutów binarnych z dużymi załącznikami powoduje wzrost rozmiaru bazy danych, co z czasem może obciążać system.
• Przy imporcie danych kadrowych i RCP brak minimalnych informacji, takich jak imię, nazwisko i numer karty RCP, utrudnia powiązanie danych z odpowiednimi pracownikami.
• Po imporcie kadr lub migracji z Klasyka rezygnacja z analizy logów oraz przeglądu wybranych rekordów zwiększa ryzyko pozostawienia w systemie niekompletnych lub błędnych danych.
• Traktowanie formatu używanego w jednym module jako obowiązującego wszędzie, na przykład zakładanie, że szablon Excela z Optimy da się wykorzystać w innym produkcie, prowadzi do nieudanych prób importu.

Żeby ograniczyć te ryzyka, przygotowuj pliki zgodnie z wymaganiami konkretnego modułu w używanej wersji systemu, a po imporcie zaplanuj czas na przegląd logów i wybranych rekordów. Dzięki temu szybciej wychwycisz ewentualne problemy z jakością danych i unikniesz pracy na niepełnych informacjach.